Automatická odpověď v nepřítomnosti

Z CI UJEP

Přejít na: navigace, hledání

K čemu je to dobré

Představte si situaci, kdy odjíždíte na dovolenou. Druhý den po Vašem odjezdu je Vám doručen mail na který odesilatel očekává promptní odpověď. Nemůže tušit, že jste na dovolené, a proto si Vaše 14 denní mlčení bude vykládat jako nezdvořilost k vlastní osobě nebo jako Vaši neschopnost na podnět reagovat. K zabránění vzniku podobných situací slouží služba Automatická odpověď (A-Reply, Out of office apd.) Pomocí této služby mužete po dobu své nepřítomnosti nastavit svou schránku tak, že na každý příchozí e-mail je automaticky odeslána předem připravená odpověď. Ta může obsahovat jednak potvrzení o doručení dopisu a zároveň důvody Vaší nepřítomnosti a termín, kdy bude na dopis odpovězeno.

Jak to funguje na systému s poštovním serverem Mercury

Princip je jednoduchý. Pokud do své schránky umístíte soubor s názvem AREPLY.PM, poštovní server při doručení každého mailu pošle odesilateli obsah tohoto souboru. Zároveň lze ještě vytvořit soubor s názvem AREPLY.KFS, kam lze zapsat adresy na které se automatická odpověď nemá posílat. Soubor AREPLAY je nutno vytvořit a umístit do schránky ručně. K obsluze vytváření a umisťování souboru AREPLAY.PM lze využít uživatelské rozhraní začleněné do Pegasus Mailu od ver. 3.x.

Použití Pmailu 3.x nebo 4.x k ovládání automatické odpovědi

Chcete-li vytvořit nebo změnit automatickou odpověď, zvolte Automatická odpověď ... z nabídky Nástroje. Do okna úprav vložte text, který chcete, aby byl automaticky odesílán, a zatrhněte (nebo zrušte zatržení) tlačítko označené Umožnit automatické odpovědi, abyste určili, zda se mají automatické odpovědi odesílat nebo ne. Když si vyberete možnost neodesílání automatických odpovědí, bude vaše krátká zpráva pro automatickou odpověď uložena na jiném místě, odkud ji budete moci upravovat stejně jako kdybyste ji aktuálně používali (Dojde k přejmenování souboru AREPLY.PM na AREPLY, tím zůstane obsah souboru nezměněn, ale již není automatická odpověď aktivní - očekávaný soubor AREPLY.PM není nalezen).


! Nebezpečí při nastavení automatické odpovědi  !

Nebezpečí násobného odesílání automatické odpovědi nastává především ve spojení s odběrem obsahů elektronických konferencí (diskuzních skupin). Uvědomte si, jak takové konference funguji.

Modelový příklad:

Dopis došlý do konference se pošle všem účastníkům, tedy i Vám. Vaše e-mailová schránka odpoví (do konference), že jste na dovolené. Toto oznámení se jako každý jiný mail pošle do konference a tím i Vám. Váše e-mailová schránka na něj reaguje tím, že opět všem učastníkům konference sdělí, že jste stále na dovolené, tedy i Vám . .. . . . .. . . a najednou začnete škytat, neboť dvěstě odběratelů Vaší konference na Vás bude vzpomínat (jak se asi máte na dovolene :-)) ) a u toho mazat záplavu dopisů od Vás.

Pro zabránění vzniku popsané smyčky Mercury odesílá automatické odpovědi na všechny adresy, ze kterých přišly dopisy, jen jednou za 48 hodin. Můžete také vytvořit soubor AREPLY.KFS v adresáři pro novou poštu, do kterého můžete uložit seznam adres, na které by automatické odpovědi neměly být odesílány. Pokud jste přihlášeni v nějaké konferenci, soubor AREPLY.KFS si určitě vytvořte. Jinak budete účastníky konference dozajista proklínán, i když (díky bezpečnostní pojistce) to množství Vašich odpovědí nebude tak dramatické jako v uvedeném modelovém příkladu.

Za případné škody napáchané špatným použitím automatické odpovědi neručím.

Osobní nástroje